Le commerce d’articles ou de services suit un processus au sein d’un flux de documents commerciaux. Chaque document a une fonction spécifique et matérialise une étape du processus de vente. L’ensemble des documents fournit une trace écrite de la transaction, assure la transparence, facilite le suivi et peut résoudre d’éventuels litiges. Les documents commerciaux évoluent suivant l’ordre séquentiel suivant :
- Devis
- Commandes
- Bons de livraison
- Factures
- Avoirs
Sage Active vous permet de générer simplement à partir d’un document d’origine un document plus avancé dans le processus de vente sans devoir repartir de zéro. Aussi, après avoir effectué une vente, les factures de vente et les avoirs peuvent être comptabilisés pour générer des lignes d’écriture en Comptabilité.
Les devis sont généralement le point de départ d’une transaction commerciale. Un devis fournit des informations détaillées sur les articles et les services proposés, leurs prix et les modalités de la future transaction. Contrairement à d’autres documents de vente, vous pouvez créer un devis pour un client mais aussi pour un prospect.
Lorsque un prospect ou un client accepte votre devis, vous pouvez générer la commande directement à partir de celui-ci, ce qui évite ainsi les saisies inutiles. Une commande de vente confirme le devis et fournit des détails sur les articles ; quantité, remise éventuelle, etc.
Quand une commande est prête à être traitée, vous pouvez générer le bon de livraison à destination du client. Ce document sera alors remis au client au moment de la livraison et permettra de connaitre la liste des articles livrés, leur description, etc.
La dernière étape du processus consiste à générer la facture de vente à partir du bon de livraison. La facture est une demande officielle de paiement une fois la vente conclue. Elle sert aussi de preuve de la transaction commerciale et est utilisée à des fins comptables, juridiques et fiscales.
Si des difficultés surviennent lors d’une vente (erreur de facturation, de livraison, retours d’articles, etc.), vous pouvez générer un avoir destiné au client. L’avoir est l’équivalent d’un remboursement ou d’un crédit que le client pourra utiliser lors un achat ultérieur.
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