To import data into Sage Active, review the following instructions and information.
- Respect the file structure.
Do not delete the first three lines of the CSV file:-
- Line 1: This header line contains the titles of the data that needs to be included.
Asterisks indicate that it is mandatory to include this data in the file.
- Line 1: This header line contains the titles of the data that needs to be included.
-
- Line 2: This line contains the translations from line 1 in square brackets.
- Line 3: This line displays examples of entries in the CSV file.
-
- Copy or enter your data starting at line 4.
- If mandatory data is missing or incorrect, the journal entry will not be imported.
- If data exceeds the maximum length, it will be imported and truncated to the maximum length.
- If you are modifying exported data from an accounting or business management application through Excel, do not use a comma as a decimal separator because this can not not be imported. You will need to use a period for the decimal separator to be correctly imported.
The data that you can include in an import is presented below. To navigate between sections of this page more efficiently, follow the links in the What is on this page section on the right hand side of the page.
Journal code
Title: Journal
Mandatory: Yes
Format / max. length: 20 alphanumeric characters
Journal name
Title: Journal name
Mandatory: No
Format / max. length: 20 alphanumeric characters
Journal entry line
Title: Accounting line
Mandatory: Yes
Entry date
Title: Accounting entry date
Mandatory: Yes
Format / max. length: DD/MM/YYYY
Ledger account code
Title: Account
Mandatory: Yes
Format / max. length: 4 alphanumeric characters
Account name
Title: Account name
Mandatory: No
Format / max. length: 100 alphanumeric characters
Third-party ID
Title: Third party Id
Mandatory: No
Third-party name
Title: Third party name
Mandatory: No
Format / max. length: 50 alphanumeric characters
Country
Title: Country
Mandatory: No
Format / max. length: 2 alphabetical characters (ISO Alpha-2 code)
Identification type
Title: Identification type
Mandatory: No
Format / max. length: 1 numeric character
Values
The values are optional and depend on the legislation.
| Type | Legislation | Corresponding value |
| Spanish tax identification number (NIF) European tax identification number (NIF) Passport Official document issued by the country of residence Residence certificate Other supporting document |
Only for Spain – – Only for Spain Only for Spain Only for Spain |
1 2 3 4 5 6 |
Identification number
Title: Identification number
Mandatory depending on legislation:
- France: No
- Germany: No
- Spain: Yes
Format / max. length: Alphanumeric
EU VAT number
Title: EU VAT number
Mandatory: No
Format / max. length: 25 alphanumeric characters
Document number
Title: Document number
Mandatory: No
Format / max. length: 50 alphanumeric characters
Fulfillment date
Title: Operation date
Mandatory depending on legislation:
- France: No
- Germany: Yes
- Spain: No
Format / max. length: DD/MM/YYYY
Journal entry description
Title: Accounting entry description
Mandatory: No
Format / max. length: 200 alphanumeric characters
Debit
Title: Debit
Mandatory: No
Credit
Title: Credit
Mandatory: No
2 Comments left by users
Bonjour,
J’essaye d’importer un fichier d’écritures où j’ai bien entendu saisi des numéros d’écritures. Mais je lis ici que “ce numéro permet de distinguer les écritures lors de l’import… mais qu’il n’est pas repris mais remplacé par une numérotation séquentielle dans Sage Active”. Pourquoi ?
En l’occurrence, ce sont des écritures de banque que j’ai “confectionnées” dans un ordre chronologique et je ne vois ni ne comprends pourquoi la première écriture que j’avais numéroté “1” se retrouve avec le numéro “69” et que la suivante que j’avais numéroté “2” se retrouve avec le numéro “30”.
D’autre part, quand je vais importer mes écritures d’achat qui ont été préparées sur excel, chacune avec un certain numéro, ce numéro est repris et noté sur les factures pour le classement, en cas de recherche notamment. Mais si ce numéro n’est pas repris systématiquement, je fais comment ? Je dois venir remodifier tous les numéros que j’ai mis sur mes factures et je dois les reclasser ?
Merci pour vos réponses.
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