Il est possible d’enregistrer rapidement des factures d’achat ou des avoirs dans Sage Active, même sans expérience comptable.
Avoirs
Les avoirs sont enregistrées comme des factures d’achat avec des montants négatifs.
Vous pouvez traiter différents types de factures d’achat ou d’avoirs numériques :
- Factures numériques ou avoirs dont le contenu n’est lisible que par l’homme, comme des images ou des fichiers PDF. Pour ces documents, l’information est extraite par OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Factures ou avoirs numériques contenant des informations lisibles par l’homme et par la machine, telles que des fichiers XML ou des fichiers PDF avec XML intégré. Pour ces documents, les informations peuvent être extraites directement.
Écran de comptabilisation de la facture
Les étapes de cet article décrivent comment ajouter une facture d’achat ou un avoir et choisir le journal, la date de comptablisation et la description dans l’écran Comptabiliser la facture.
Pour ne plus voir cet écran et utiliser les valeurs par défaut conformément aux Paramètres des ventes et des achats, désactivez l’option Toujours demander sur (OFF). Vous pouvez ensuite réactiver ce paramètre à tout moment dans vos paramètres de ventes et d’achats.
Pour enregistrer les factures d’achat ou les avoirs :
- Accédez aux Factures d’achat.
Factures d’achat
- Faites glisser une ou plusieurs factures d’achat ou avoirs vers la zone située en haut de l’écran.
- Attendez que les lignes de la grille de chaque document apparaissent et affichent l’état En attente.
Les étapes suivantes doivent être suivies pour chaque document que vous souhaitez enregistrer. - Affichez la facture à traiter ( ).
- Vérifiez ou complétez les détails du document.
Si les informations sont extraites d’un fichier contenant des informations lisibles par machine, une catégorie supplémentaire eInvoice apparaît au-dessus de l’aperçu.Facture sans fournisseurSi le fournisseur reconnu par OCR n’est pas présent dans Sage Active, vous pouvez l’ajouter en utilisant le bouton en bas de la liste déroulante Fournisseur. L’écran de création d’un fournisseur apparaît, pré-rempli avec toutes les informations que l’OCR a reconnues.Après avoir créé le fournisseur, sélectionnez-le. Le compte d’achat est renseigné automatiquement en fonction du fournisseur. - Mettez à jour le document si vous avez apporté des modifications.
Si le document est un avoir, assurez-vous que tous les montants sont négatifs et que le Numéro de la facture d’origine et la Date de la facture d’origine sont renseignés dans les zones qui apparaissent dans ce cas. - Sélectionnez .
- Sélectionnez un Journal.
- Modifiez si nécessaire, la Date de comptabilisation et la Description.
- Affichez le document.
Tant que vous n’enregistrez pas votre facture d’achat ou votre avoir, elles restent en attente et vous pouvez toujours les modifier ( ) ou les supprimer ( ) de la grille.
Lorsqu’une facture d’achat ou un avoir est comptabilisé, vous pouvez consulter ses informations ( ) ou son écriture ( ).
Si vous souhaitez saisir une facture d’achat ou un avoir dont vous ne possédez pas de copie numérique, vous pouvez ajouter une ligne à la grille à l’aide du bouton Cela permet d’éviter le processus de reconnaissance OCR et de saisir manuellement vos informations.
6 commentaires
Bonjour,
La date d’échéance n’est pas noté quand on fait l’extraction la facture.
Comment pouvons nous rajouter une date d’échéance après l’extraction?
Bonjour et merci pour votre commentaire.
En effet, pour l’instant, la date d’échéance n’est pas prise en compte dans les factures d’achat.
Vous pouvez proposer cette suggestion d’amélioration à nos équipes. Toutes les suggestions d’amélioration sont accessibles par l’intermédiaire du lien PARTAGEZ ET VOTEZ POUR DES SUGGESTIONS présent dans le Centre d’aide (Aide > Centre d’aide). Les suggestions les plus plébiscitées par les utilisateurs prennent vie dans les applications.
Bonne journée.
Bonjour,
La facture de achat a été télécharger est comptabiliser 2 fois par erreur. Impossible de la supprimer maintenant.
Comment procéder maintenant?
Bonne journée.
Bonjour,
Merci pour votre commentaire.
En effet, ce n’est pas possible de supprimer une facture comptabilisée.
Vous allez néanmoins pouvoir agir en comptabilité et créant une écriture de contre-passation afin d’annuler l’écriture comptabilisée par erreur. Pour savoir comment faire, consultez l’article qui traite de la contre-passation d’une écriture comptable.
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Bonne journée.
Bonjour,
Confirmez-vous que nous ne pouvons détailler la facture d’achat, notamment avec un libéllé ? Nous avions l’habitude de mettre des informations tels que des periodes de facturation concernée, etc.
Bonjour,
Merci pour votre commentaire.
En effet, ce n’est pas possible pour l’instant.
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Bonne journée.