Einkaufsrechnungen und Rechnungskorrekturen mit OCR hinzufügen

Auch ohne Buchhaltungserfahrungen können Sie Einkaufsrechnungen und Rechnungskorrekturen schnell zu Sage Active hinzufügen.

Sie können verschiedene Arten von digitalen Einkaufsrechnungen oder Rechnungskorrekturen verarbeiten:

• Digitale Rechnungen oder Rechnungskorrekturen mit nur für Menschen lesbarem Inhalt wie Bilder oder PDF-Dateien. Für diese Dokumente werden die Informationen durch OCR (optische Zeichenerkennung) extrahiert.
• Digitale Rechnungen oder Rechnungskorrekturen mit von Menschen und Maschinen lesbaren Informationen wie XML-Dateien oder PDF-Dateien mit eingebettetem XML. Für diese Dokumente können die Informationen direkt extrahiert werden.

Um Einkaufsrechnungen oder Rechnungskorrekturen zu erfassen:

1. Gehen Sie zu den Einkaufsrechnungen.

   Einkaufsrechnungen

2. Ziehen Sie eine oder mehrere digitale Einkaufsrechnungen oder Rechnungskorrekturen in den Bereich oben auf dem Bildschirm.
3. Warten Sie, bis die Gitterlinien für jedes Dokument erscheinen und den Status Ausstehend anzeigen.
   Führen Sie für jedes Dokument, das Sie erfassen möchten, die folgenden Schritte aus:
4. Klicken Sie zum Bearbeiten am Ende der Zeile auf das Stiftsymbol ( ).
5. Überprüfen Sie die Angaben im Dokument und vervollständigen Sie diese, falls erforderlich.
   Wenn die Informationen aus einer Datei mit maschinenlesbaren Informationen extrahiert wurden, wird E-Rechnung über der Vorschau angezeigt.
   Lieferant nicht vorhanden

   Wenn der von OCR erkannte Lieferant nicht in Sage Active vorhanden ist, können Sie ihn über die Schaltfläche Erstellen am Ende der Dropdownliste Lieferant hinzufügen. Der Bildschirm zum Erstellen des Lieferanten wird angezeigt und ist bereits mit allen von OCR erkannten Informationen ausgefüllt.

   Nachdem Sie den Lieferanten erstellt haben, können Sie ihn aus der Dropdownliste auswählen und das Einkaufskonto wird automatisch basierend auf den Lieferanteninformationen ausgefüllt.
6. Aktualisieren Sie das Dokument, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.
   Wenn es sich bei dem Dokument um eine Rechnungskorrektur handelt, vergewissern Sie sich, dass alle Beträge negativ sind und dass die Nummer Originalrechnung und das Datum Originalrechnung angegeben sind.
7. Wählen Sie Buchen.
8. Wählen Sie das Buchungsjournal aus.
9. Passen Sie das Buchungsdatum und den Buchungstext an, falls erforderlich.
10. Buchen Sie das Dokument.

Solange Sie die Einkaufsrechnung oder Rechnungskorrektur nicht gebucht haben, haben diese den Status Ausstehend und Sie können sie weiterhin bearbeiten ( ) oder aus der Tabelle löschen ().

Wenn eine Einkaufsrechnung oder eine Rechnungskorrektur gebucht wurde, können Sie die zugehörigen Informationen ( ) oder die zugehörige Buchung () einsehen.