Personalizar números de documentos de venta

Adapta el formato de los números de los documentos de venta a tus necesidades.

Para ello, crea primero uno o varios Números de secuencia para cada tipo de documento. Estos números de secuencia funcionan a modo de plantilla para la disposición de los números de los documentos.

Al crear un documento de venta, selecciona el número de secuencia adecuado de la lista Prefijo de documento para aplicar el formato de numeración personalizado.

Si tienes varios números de secuencia para facturas de venta o notas de abono, puedes configurar opciones por defecto desde Configuración de ventas y compras.

Si modificas o creas números de secuencia, esto solo se aplica a los documentos de venta nuevos; los existentes se mantienen igual.

Empieza por definir la estructura de los números de secuencia de una entidad de documento de ventas. Después, crea uno o varios números de secuencia para dicha entidad. De esta forma, te aseguras de que todos los documentos de ese tipo sigan la misma estructura.

Sigue estos pasos para actualizar una estructura de números de secuencia y, si es necesario, añadir uno nuevo:

Ve a Números de secuencia.
Configuración > Empresa – Números de secuencia
Para modificar la línea de la Entidad del documento de venta que quieras, selecciona la acción Editar estructura de número de secuencia.
Define los elementos, los separadores, el formato y la longitud de los números según tus necesidades y actualiza la configuración.
Actualiza la configuración y acepta el mensaje de confirmación.
Para modificar la línea de la Entidad del documento de venta que quieras, selecciona la acción Gestionar números de secuencia.
Crea uno nuevo.
Para añadir texto adicional al número de tu documento, completa el campo Prefijo.
Si es necesario, añade una Descripción.

La Descripción es útil para distinguir entre números de secuencia, sobre todo si creas varios para cada tipo de documento.
Completa los campos obligatorios.
- Ejercicio: identifica para qué ejercicio quieres utilizar el número.
- Último número utilizado: el primer número del número de secuencia es este valor + 1.
  
  Puedes utilizar este valor si prefieres empezar tu numeración a partir de un número determinado.
En Vista previa puedes comprobar cómo quedaría.
Si es lo que esperas, puedes crear el número de secuencia.

Ejemplo

Crear un número de secuencia para las facturas de venta que empiece la numeración con el formato INV2025-197.

Introduce los siguientes valores al definir la estructura del número de secuencia:

Primer elemento: selecciona Prefijo.
Primer separador: selecciona Ninguno.
Segundo elemento: selecciona Ejercicio.
Segundo separador: selecciona Guion.
Tercer elemento: selecciona Número.

Desactiva la opción de autocompletar para no añadir ceros a la izquierda.

Cuando añadas un número de secuencia, introduce «INV» en Prefijo y «196» en Último número utilizado para empezar a numerar la siguiente factura en 197.

Al comienzo de un nuevo ejercicio, se genera automáticamente un nuevo número de secuencia con los mismos ajustes.

Si tienes un texto específico para un año en Prefijo o prefieres no poner a cero la parte numérica al comienzo del nuevo ejercicio, tienes que ajustar manualmente el número de secuencia creado automáticamente.