Aide à l’importation des tiers

29 août 2024 | 72  |
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Pour importer les données dans Sage Active, prenez connaissance des consignes et des informations suivantes.

  1. Respectez la structure du fichier.
    Ne supprimez pas les trois premières lignes du fichier CSV :
      • Ligne 1 : cette ligne d’entête contient les intitulés des données qui doivent être présentes.
        Les astérisques indiquent qu’il est obligatoire d’inclure cette donnée dans le fichier.
      • Ligne 2 : cette ligne contient les traductions entre crochets de la ligne 1.
      • Ligne 3 : cette ligne affiche des exemples de saisies.
  2. Copiez ou saisissez vos données à partir de la ligne 4. Supprimez le texte de la ligne 4 et remplacez-le par vos données.
    • Si une donnée obligatoire est manquante ou est incorrecte, le tiers ne sera pas importé.
    • Si une donnée dépasse la taille maximale, elle sera importée, tronquée à la longueur maximale.
    • Si vous exportez des données depuis une application de comptabilité ou de gestion commerciale pour les retravailler dans Excel, n’utilisez pas la virgule comme séparateur de décimale car il ne sera pas importé. Pour que le séparateur de décimale soit importé, utilisez le point.

Les données prises en compte pour l’importation sont présentées ci-dessous. Pour un accès plus rapide, suivez les liens repris dans la partie Coup d’œil rapide sur la droite de la fenêtre.

Type de tiers

Intitulé : Third Party Type

Obligatoire : Oui

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
Client
Fournisseur
Employé		 1
2
3		 Pour un client, entrez 1.

 

Code de tiers

Intitulé : Code

Obligatoire : Oui

Format / Longueur max. : 17 caractères alphanumériques

Raison sociale

Titre: Nom de l’entreprise

Obligatoire : Oui

Format / Longueur max. : 70 caractères alphanumériques

Nom de la société

Intitulé : Trade name

Obligatoire : Oui

Format / Longueur max. : 70 caractères alphanumériques

Pays

Intitulé : Country

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 2 caractères alphabétiques (code ISO Alpha-2)

Type d’identification

Intitulé : Identification Type

Obligatoire: Oui pour la législation espagnole

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Les valeurs sont facultatives et dépendent de la législation.

Législation espagnole

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
NIF/DNI/NIE
NIF/IVA
Passeport
Document officiel délivré par le pays de résidence
Certificat de résidence
Autres pièces justificatives		 1
2
3
4
5
6		 Pour le passeport, inscrivez 3.

 

Le type d’identification sera renseigné automatiquement conformément aux règles ci-dessous :

  • Si le code pays est ES → IDType = NIF/DNI/NIE
  • Si le code pays est un code VIES → IDType = NIF/IVA
  • Si le code pays est différent d’un code VIES ou du code ES → IDType = Documento oficial emitido por el país de residencia, Certificado de residencia or Otro documento probatorio. La valeur par défaut est Autre document justificatif.

 

Si le type d’identification est NIF/DNI/NIE, le numéro de TVA intracommunautaire de l’UE sera importé dans Sage Active (1). Les règles pour l’ajout des données dans ce champ sont les suivantes :

  • Si IdType = NIF/DNI/NIE : Modifiable ; lors de la création, il n’est pas nécessaire d’afficher un message s’il est modifié ; lors de la modification (en quittant le champ), affichage d’un message de confirmation. Ce champ n’a pas de concaténation de Country + IdNum. Texte libre
  • Si IdType = NIF/IVA → Country + Identification number
  • Si IdType = Pasaporte, Documento oficial emitido por el país de residencia, Certificado de residencia or Otro documento probatorio → Aucune valeur n’est renseignée.

Législation française

Type Valeur correspondante
SIRET
NIF/IVA
Autres documents d’appui		 1
2
6

 

Le type d’identification sera renseigné automatiquement conformément aux règles ci-dessous :

  • Si le code pays est FR → IDType = SIRET
  • Si le code pays est un code VIES → IDType = TVA intracommunautaire
  • Si le code pays est different du code VIES ou du code FR → IDType = Autre document justificatif

 

The EU VAT number will be added to the system only if the identification type is SIRET. Si le type d’identification est SIRET, le n° de TVA intracommunautaire de l’UE sera importé. Si le type d’identification est SIRET, le n° de TVA intracommunautaire de l’UE sera importé. Les règles pour l’ajout des données dans ce champ sont les suivantes :

  • Si IdType = SIRET → Valeur provenant du fichier csv, si celle-ci est fournie. Si le type d’identification est un SIRET et que le numéro de TVA intracommunautaire n’est pas renseigné dans le fichier, aucune valeur ne sera insérée.
  • If IdType = EU VAT number → Country + Identification number.
  • Si IdType = Another supporting document → Aucune valeur ne sera renseignée.

Législation allemande

Type Valeur correspondante
Steuer-IdN
USt-IdNr
Autres documents d’appui		 1
2
6

 

Le type d’identification sera renseigné automatiquement conformément aux règles ci-dessous :

  • Si le code pays est DE → IDType = Steuer-IdN
  • Si le code pays est un code VIES → IDType = USt-IdNr
  • Si le code pays est different d’un code VIES ou du code DE → IDType = Autre document justificatif

 

Si le type d’identification est Steuer-IdNr, le numéro de TVA intracommunautaire est importé dans Sage Active. Les règles pour l’ajout des données dans ce champ sont les suivantes :

  • Si IdType = Steuer-IdNr → Valeur provenant du fichier csv, si celle-ci est fournie. Si le type d’identification est Steuernummer et que le numéro de TVA intracommunautaire est manquant dans le fichier d’importation, aucune valeur ne sera importée.
  • Si IdType = USt-IdNr → Country + Identification number
  • Si IdType = Another supporting document → Aucune valeur ne sera renseignée.

 

Numéro d’identification

Intitulé : Identification number

Obligatoire en fonction des législations :

  • France : Non
  • Allemagne : Non
  • Espagne : Oui

 

Format / Longueur max. : Alphanumérique

Compte général

Intitulé : Ledger account

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : Alphanumérique

Nº TVA Intracommunautaire

Intitulé : EU VAT Number

Obligatoire : Oui pour les législations allemande et espagnole ainsi que pour les tiers des pays de l’UE.

Format / Longueur max. : 25 caractères alphanumériques

Code d’activité économique

Intitulé : NAF or APE code

Les codes d’activités économiques dependent de la législation :

  • France : NAF ou code APE
  • Allemagne : secteur d’activité
  • Espagne : code CNAE

 

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 50 caractères alphanumériques

TVA sur encaissement

Intitulé : Cash VAT

Obligatoire: Non
Applicable uniquement aux fournisseurs relevant de la législation française.

Valeurs

ON ou OFF.

Surtaxe d’équivalence

Intitulé : Equivalence surcharge

Obligatoire: Non
Applicable uniquement à la législation espagnole.

Valeurs

ON ou OFF.

Intitulé de l’adresse

Intitulé : Address name

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

L’intitulé de l’adresse est toujours renseigné comme Adresse principaledans Sage Active.

Adresse

Intitulé : Address line

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 70 caractères alphanumériques

Pays

Intitulé : Address country

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 2 caractères alphabétiques (code ISO Alpha-2)

Code postal

Intitulé : Zip code

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 20 caractères alphanumériques

Ville

Intitulé : City

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Région

Intitulé : Province

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Titre de civilité

Intitulé : Courtesy

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
M.
Mlle		 1
2		 Pour Mlle, entrez 2.

Prénom du contact

Intitulé : Contact First Name

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Nom du contact

Intitulé : Contact Name

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Fonction du contact

Intitulé : Contact job title

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Département / Service du contact

Intitulé : Contact job area

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 35 caractères alphanumériques

Si le Département/Service n’existe pas dans Sage Active, le Contact créé ne sera affecté à aucun Département ni Service.

Numéro de téléphone du contact

Intitulé : Phone number

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 20 caractères alphanumériques

Type de n° de téléphone du contact

Intitulé : Phone number type

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
Ligne fixe
Mobile
Fax
Skype
WhatsApp		 2
3
4
5
6		 Pour un téléphone portable, entrez 3.

E-mail du contact

Intitulé : Email

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 100 caractères alphanumériques

Type de l’e-mail du contact

Intitulé : Email type

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
Factures
Paiements
Autres		 2
3
4		 Pour une adresse électronique pour les paiements, entrez 3.

Site Internet ou réseaux sociaux

Intitulé : Web or social networks name

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 30 caractères alphanumériques

Site Internet ou réseaux sociaux

Intitulé : Web or social networks

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 70 caractères alphanumériques

Type d’échéance

Intitulé : Payment type

Obligatoire : Oui si une condition de paiement est ajoutée

Format / Longueur max. : 1 caractère numérique

Valeurs

Type Valeur correspondante Exemple de valeur
Pourcentage
Montant restant		 2
4		 Pour un pourcentage, entrez 2.

 

Conditions de paiement : une seule échéance est importée
Si un tiers dispose de conditions de paiement échelonnées sur 3 échéances (paiements en 3 fois par exemple), une seule échéance sera importée. Par conséquent, vérifiez impérativement les conditions de paiement de chaque tiers importé et complétez-les si nécessaire en ajoutant des échéances.

Valeur

Intitulé : Value

Obligatoire :

  • Oui. Si 2 est renseigné pour Pourcentage, renseignez 100 qui correspond à 100%.
  • Non. Si 4 est renseigné pour Solde restant, ne rien renseigner.

Format / Longueur max. : 3 caractères numériques

Jours depuis l’émission de la facture

Intitulé : Days from invoice issue date

Obligatoire : Oui si une condition de paiement est ajoutée

Format / Longueur max. : 2 caractères numériques

Jours de paiement

Intitulé : Payment days

Obligatoire : Non

Valeurs

Plusieurs jours peuvent être spécifiés dans le fichier d’importation en utilisant le caractère « | » (AltGr + 6) pour séparer les valeurs de 1 à 30 jours.
Entrez 99 pour la valeur du dernier jour du mois.

Mode de paiement

Intitulé : Payment method

Obligatoire : Non

Valeurs

Renseignez dans le fichier d’importation uniquement les modes de paiement présents dans Sage Active.

Commentaires

Intitulé : Comments

Obligatoire : Non

Format / Longueur max. : 2000 caractères alphanumériques

En sommeil

Intitulé : Disabled

Obligatoire : Non

Valeurs

ON ou OFF.

Date de mise en sommeil

Intitulé : Disabled date

Obligatoire : Oui si En sommeil est sur On.

 

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